Le nombre d’heures de jour diminue de plus en plus mais notre charge de travail ne change pas. Si vous utilisez Google Agenda pour planifier vos journées, semaines et mois à venir, voici quelques astuces qui vous permettront d’être plus efficace dans l’organisation de votre agenda.
Cet Article est la traduction d’une annonce officielle publiée par Google.
- L’application Android Google Calendar vous permet de gérer tous vos agendas dans une seule application — que ce soit ceux de votre compte Google ou ceux que vous y synchronisez — directement depuis votre appareil mobile.
- Utilisez les raccourcis clavier pour créer et gérer vos événements plus rapidement. Par exemple, lorsque vous êtes dans votre agenda tapez la touche « c » pour créer un événement, « d » pour afficher votre planning dans une vue quotidienne ou « n » pour passer à la prochaine plage de dates.
- Vous travaillez en collaboration avec vos collègues sur un même événement en utilisant Google Agenda ? Passez le flambeau et transférez la propriété de l’événement au nouveau coordinateur. Lorsque vous êtes dans la vue événement, allez dans le menu déroulant « Autres actions » et cliquez sur l’option « Changer de propriétaire … » vous aurez alors le choix d’envoyer une notes aux participants pour leur annoncer que ce changement est effectif dès à présent.
- Nettoyez votre planning en cachant automatiquement les événements que vous avez refusé, vous permettant de vous focaliser sur les réunions les plus importantes de votre journée / semaine / mois . Cliquez tout simplement sur l’icône en forme de roue dentée en haut de page, allez dans les « Paramètres de l’agenda » et dans l’onglet Général, cochez la case « Non » dans la section « Afficher les invitations que j’ai refusées » puis sauvegardez cette modification.
- Vous en avez marre des couleurs de la grille de votre calendrier? Ajoutez une photo pour personnaliser votre arrière plan (dans les labos).
- Vous allez planifier un rendez-vous avec une personne étant dans un autre fuseau horaire ? Activez l’horloge internationale pour trouver un créneau horaire qui vous conviendra à tous. Vous êtes en déplacement et sans votre ordinateur ? Vous pouvez automatiquement décliner les invitations ciblant les périodes pendant lesquelles vous êtes absent. Jetez un coup d’œil aux autres fonctionnalités des labos Google Agenda.
- Créez une liste de tâches qui apparaitra juste à coté de votre planning. Vous pouvez même affecter une date à vos tâches et pour pouvoir ensuite les classer par date.
- Vous souhaitez partager un événement spécial concernant votre entreprise avec vos clients ? Créez un agenda séparé que vous pourrez ensuite intégrer sur votre site Internet.
- Personnalisez les paramètres de notification des événements. Vous avez le choix d’avoir des rappels entre 5 minutes et 4 semaines précédent l’événement, et choisir la façon dont ces notifications vous sont délivrées; par pop-up, mail ou SMS. Vous pouvez bien évidemment enregistrer plusieurs rappels pour un même événement.
- Organisez votre planning en utilisant des codes-couleur différents pour vos différents agendas ou événements pour vous retrouver plus facilement lors d’un passage rapide sur votre planning.
Retrouvez plus de trucs et astuces sur l’utilisation de Google Agenda dans le centre d’aide!
Publié dans sa version originale par Katherine Gramann, membre de l’équipe Google Calendar
Macadam Flower 